Rivoluzione digitale per gli archivi urbanistico-edilizi del Comune di Bologna

Sei chilometri di pratiche nel giro di due anni e mezzo diventeranno dei file

BOLOGNA – Rivoluzione digitale in arrivo per le pratiche edilizie del Comune di Bologna: circa 800.000 documenti tra autorizzazioni, licenze, permessi, depositi, dichiarazioni, che coprono un arco temporale di 66 anni, dal 1949 al 2015, stanno per diventare dei file facilmente consultabili dai professionisti del settore con un clic.

Le pratiche, organizzate in 49.000 faldoni, coprono una distanza di 6 chilometri: se si mettessero in fila, tappezzerebbero tre volte i portici che dal Meloncello salgono fino alla Basilica di San Luca. Solo le pratiche più recenti, quelle degli ultimi due anni, sono conservate nella sede del Comune di Bologna, tutte le altre si trovano in un deposito di Ravenna e sono custodite e gestite da una ditta esterna.

I materiali conservati sono di vario tipo: elaborati grafici in grande formato; atti e documenti; foto e altri materiali iconografici; veline; lucidi. Anche le modalità di rilegatura o fascicolazione dei documenti all’interno dei faldoni sono le più varie. Inoltre, alcuni materiali si sono a mano a mano deteriorati. L’archivio infatti è soggetto a frequentissima consultazione per la verifica di conformità degli immobili, quindi vengono richieste pratiche ogni volta che si deve progettare un intervento o per esempio in sede di compravendita. Basti pensare che solo l’anno scorso il Comune ha ricevuto 8.500 richieste di accesso agli atti per un totale di circa 30.000 pratiche movimentate: la media è di un’ottantina di pratiche al giorno. Oggi funziona così: dai professionisti (che possono essere per esempio tecnici, notai, agenzie immobiliari, cittadini, altri enti) parte una richiesta telematica che viene inoltrata alla ditta incaricata della custodia delle pratiche. La ditta a quel punto recapita alla copisteria le pratiche in due viaggi settimanali. I tempi di attesa sono di circa un mese. Una volta che sarà concluso il processo di digitalizzazione, chiunque lo richieda potrà consultare i documenti in tempo reale dal computer della propria scrivania. In questo modo, oltre a velocizzare il lavoro dei professionisti e a soddisfare in poco tempo le esigenze dei cittadini, si dirà addio alla movimentazione dei documenti originali con benefici sulla loro conservazione e anche sull’impatto ambientale. In più, sarà una preziosa occasione per riordinare e catalogare i materiali che oggi non riescono a essere consultati perché fuori posto.

La digitalizzazione dell’archivio delle pratiche edilizie e urbanistiche è soltanto la fase più recente e conclusiva del percorso intrapreso nei primi anni 2000, che ha portato il Comune alla completa dematerializzazione del processo edilizio e alla gestione digitale del territorio. Un lungo processo coronato dal bando di gara da 2,6 milioni di euro (somma derivante dal reimpiego dei proventi delle sanzioni edilizie) per la dematerializzazione dell’archivio. Il capitolato è stato redatto dall’amministrazione comunale con il supporto della Soprintendenza ai beni archivistici per le specifiche tecniche dei locali e per le figure professionali coinvolte. Il contratto è stato sottoscritto nel settembre del 2016 e ha una durata prevista di 30 mesi per eseguire la digitalizzazione completa dell’archivio, che dunque si concluderà nei primi mesi del 2019, ma sarà progressivamente reso disponibile agli utenti mano a mano che la digitalizzazione procede. In queste settimane si sta concludendo la verifica della fase di startup nella quale è stata effettuata la formazione degli operatori e sono stati realizzati i primi prototipi di scansione di materiali complessi. L’operazione ha un altro aspetto di delicatezza: dal momento infatti che si tratta di un archivio corrente, in tutta la fase della lavorazione viene garantito l’accesso ai documenti e quelli che vengono richiesti in consultazione “saltano la fila” e vengono digitalizzati subito e forniti al richiedente già in formato digitale. Il controllo del Comune sulla correttezza dell’archiviazione è costante: un operatore dell’amministrazione, alla prima richiesta di una pratica digitale, effettua un controllo aprendo e visionando gli elaborati e, se il semaforo è verde, il file viene reso disponibile all’utente in tempo reale. Tutti i file saranno conservati definitivamente nel PARER, il Polo archivistico regionale, con le garanzie di corretta conservazione digitale.